BDU de l’article L 2323-7-2 du Code du Travail

BDU (Base de Données Unique), BDE&S (Base de Données Economiques & Sociales). Le décryptage de ces sigles informe dans les grandes lignes, pas davantage, sur ce nouvel outil institué par la loi n° 2013-504 du 14 juin 2013. Le décret d’application de la loi tant attendu est publié au JO du 31 décembre 2013 : l’occasion d’aborder certaines questions purement juridiques mais aussi techniques.

I _ La BDU : un exercice d’application juridique

1. Quel contenu ? 

Un vaste contenu

« Le champ de la base de données est en effet très large puisqu’elle couvre l’essentiel de l’activité économique de l’entreprise : investissements, fonds propres et endettement, rémunération des salariés et dirigeants, activités sociales et culturelles, rémunération des financeurs, flux financiers, sous-traitance (…). Il est prévu en ce sens que les éléments d’information contenus dans les rapports et informations transmis de manière récurrente au comité d’entreprise devront être mise à la disposition de ses membres dans la base de données, et que cette mise à disposition actualisée vaudra communication de ces rapports et informations au comité d’entreprise ».

Et c’est confirmé par le décret d’application (art. R 2323-9-1 du Code de Travail, ci-après CT) avec une certaine souplesse de la mise en oeuvre : « Les éléments (…) transmis de manière récurrente au comité d’entreprise sont mis à la disposition de ses membres dans la base de données mentionnée à l’article L 2323-7-2 au plus tard le 31 décembre 2016 ».

Des chiffres mais aussi des lettres

 « Art R 2323-1-5 CT – (…) Ces informations sont présentées sous forme de données chiffrées ou à défaut, pour les années suivantes, sous forme de grandes tendances. (…) ».

Des chiffres bruts sans notes explicatives sont d’une faible utilité pour les IRP (Institutions Représentatives du Personnel) même accompagnées par un expert.

La BDU constitue aussi et surtout un outil pédagogique aux mains de l’employeur.

Le décret le souligne incidemment à propose des informations à destinations du CE : « art R 2323-1-9 CT – (…) L’employeur met à disposition  des membres du comité d’entreprise les éléments d’analyse ou d’explication lorsqu’ils sont prévus par le présent code ».

Le contenu de la BDU doit être lu à la lumière de l’objectif recherché : « art R 2323-1-2 CT – La basse de données (…) permet la mise à disposition des informations nécessaires à la consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise. L’ensemble des informations de la base de données contribue à donner une vision claire et globale de la formation et de la répartition de la valeur créée par l’activité de l’entreprise ».

2. Quel protection du contenu ? 

La confidentialité permet une mise à disposition de l’information sous la double responsabilité de l’émetteur et du destinataire.

Quant au caractère proprement confidentiel, certaines informations présentes en base le sont déjà par présomption : Article L 2323-10 CT : « Dans les sociétés mentionnées à l’article L 232-2 du Code de commerce (…) Les informations communiquées au comité d’entreprise, en application du présent article, sont réputées confidentielles au sens de l’article L 2325-5 ».

La loi (art L 2323-7-2 in fine CT) rappel classiquement le principe : « obligation de discrétion à l’égard des informations contenues dans la base de données revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l’employeur ».

Ce point capital de la confidentialité pour un direction d’entreprise ne l’est pas toujours pour les IRP. La BDU par ses fonctionnalités techniques propres envisagées (traçabilité forte des documents, cercle de discussion intra-IRP sans échange par mail avec une exception pour l’expert interne) ainsi qu’un accord signé entre partenaires sociaux sur l’utilisation de la BDU et les responsabilités en découlant est à même de sécuriser le dispositif.

Celui-ci n’est pas seulement juridique. Il s’appuie aussi sur une solution technique.

II _ La BDU : un exercice d’application informatique

La moitié du chemin est parcourue. Reste à technologiquement implémenter cette BDU. L’équation pourrait se résumer ainsi : BDU = GED + RSE

GED pour Gestion Electronique de Documents et RSE pour Réseau Social d’Entreprise.

1. Une GED pour la création, la mise à disposition, l’actualisation et le retrait des informations

De la création à la mise à disposition

Nul doute que le document de nature à être recueilli par le BDU sera issu de départements d’entreprise distincts en fonction des rubriques traitées : DAF (« Fonds propres et endettement »), département Mécénat (« Activités sociales et culturelles »), DRH bien entendu ( »investissement social »), voire CODIR (Comité de Direction, « Rémunération des dirigeants mandataires sociaux », « Rémunération des actionnaires »).

D’où la nécessité, avant de mettre à disposition au document en BDU, de rendre cohérent le contenu de ce document par rapport aux informations déjà publiées et ainsi de mettre en place une chaîne de production d’information classique d’une GED avec validation obligatoire ou facultative d’instances de décision (CODIR par exemple) ainsi qu’un ultime feu vert du service RH à l’attention de la DSI pour envoi en base.

De la mise à disposition à l’actualisation

Art L 2323-7-2 CT « Une base de données économiques et sociales, mise régulièrement à jour, rassemble un ensemble d’informations ».

A prendre au pied de la lettre, une actualisation quotidienne paraît être une exigence … totalement irréaliste.

Le décret d’application en reprenant les termes législatifs précise : art R 2323-1-6 (…)  » Les éléments d’information sont régulièrement mis à jour, au moins dans le respect des périodicités prévues par le présent code « .

A l’approche d’une consultation (M-1, M-2, M au cours duquel se déroulera la réunion), en créant informatiquement une alerte conditionnée par le type de consultation, la pertinence et le niveau d’exhaustivité des documents au regarde de celle-ci, l’employeur serait bien avisé de pratiquer un audit de la BDU pour s’assurer de l’utilité du contenu.

L’actualisation de la BDU est donc en mode « au fil de l’eau » avec des intensités variables selon l’imminence et l’importance d’un rendez-vous social.

Le décret le suggère « art R 2323-1-7 CT – La base de données est tenue à la disposition des personnes (…) L’employeur informe ces personnes de l’actualisation de la base de données selon des modalités qu’il détermine et fixe les modalités d’accès, de consultation et d’utilisation de la base. »

Le nécessaire processus de retrait du document

  • Retrait anormal

En cas d’erreur portant sur le contenu de l’information, il importe de mettre en place un mécanisme de retrait du document concerné et ce non pour archivage mais pour destruction. A considérer la mise à disposition comme un actes unilatéral positif de l’employeur, le retrait lui aussi peut revêtir cette qualification (côté négatif) et donc, comme la dénonciation d’un usage, déclencher l’application d’un délai de préavis à l’égard des IRP ainsi informés que bientôt tel document sera supprimé pour tel motif avec l’annonce de la mise à disposition prochaine en base de correction.

  • Retrait normal

Pour respecter l’amplitude temporelle de la BDU (de N-2 à N+3), il s’agit ici davantage de déplacer l’information dans la BDU et non de la retirer à proprement dit.

Art. R 2323-1-5 CT : « Les informations figurant dans la base de données portent sur l’année en cours, sur les deux années précédentes et, telles qu’elles peuvent être envisagées, sur les trois années suivantes ».

Un archivage progressif est mis en place pour la phase de démarrage de la BDU

Décret (article 2 alinéa 1)  » : Au titre de l’année 2014 pour les entreprises d’au moins trois cents salariés et de l’année 2015 pour les entreprises de moins de 300 salariés, les entreprises ne sont pas tenues d’intégrer dans la base de données mentionnée à l’article L 2323-7-2 les informations relatives aux deux années précédentes ».

C’est dont la perspective d’une croissance progressive en volume de la BDU lors des prochaines années … sans compter les heureuses initiatives législatives et réglementaires venant grossir (croissance en nombre de thèmes) ce fleuve d’informations.

Un RSE pour piloter (orienter sécuriser, valoriser) les actions portant sur les informations de la BDU

La notion de RSE et son application à la BDU

Les premiers outils informatiques dédiés au RSE émergent fin 2010 et cette notion revoie à celle plus large de travail collaboratif. Le RSE fait l’objet aujourd’hui d’un certain succès en entreprise.

Et spécifiquement pour la BDU ? Un groupe RSE « Direction » et un groupe RSE « IRP ». Chaque groupe travaillant en son sein pour, côté direction, préparer l’information (la sélectionner, formater et valider) et côté IRP, commenter celle-ci en interne avant d’élaborer un avis et ce sans intrusion de la direction.

La solution RSE appliquée aux IRP permet de limiter une communication par mail, source importante de fuites, et assure efficacement un plus grand suivi dans l’utilisation des documents (consultation et téléchargement restreint sur des postes identifiés – ceux des locaux IRP – accès identifié et contrôlé à la BDU de l’extérieur).

Cette BDU fait naître des opportunités :

Pour les entreprises utilisatrices, apporter une preuve supplémentaire dans leur recherche d’un dialogue social modernisé et surtout responsabilisé pour tous les partenaires sociaux.

Pour les sociétés d’édition logicielle et cabinet de conseil, apporter leur créativité dans l’élaboration de solutions techniques et fonctionnelles.