Le dossier d’Actu Experts

La base de données économiques et sociales : un outil plus simple et plus efficace pour améliorer le dialogue social dans chaque entreprise.

1. Un outil pour faciliter l’accès et l’utilisation des données économiques et sociales, au service d’un dialogue social renforcé.

La loi sur la sécurisation de l’emploi du 14 juin 2013, transposition de l’accord national interprofessionnel du 11 janvier 2013, introduit deux nouveautés principales en matière d’information des représentants du personnel :

  • Elle prévoit que « chaque année, le comité d’entreprise est consulté sur les orientations stratégiques de l’entreprise (…) et sur leurs conséquences sur l’activité, l’emploi, l’évolution des métiers et des compétences, l’organisation du travail, le recours de la sous-traitance, à l’intérim, à des contrats temporaires et des stages » (art L 2323-7-1 du Code du travail).
  • Une base de données économiques et sociales doit être créée dans les entreprises (avant le 14 juin 2015 pour les entreprises de moins de 300 salariés), rassemblant un ensemble d’informations que l’employeur met à disposition du comité d’entreprise. Elle est destinée à être le support de l’information-consultation sur les orientations stratégiques (art L 2323-7-1). L’article L 2323-7-2 précise que :
    • La base de données intègre des données sur 8 thèmes (investissements, fonds propres et endettement, activités sociales et culturelles, rémunération des financeurs, flux financiers à destination de l’entreprise, sous traitance, transferts commerciaux et financiers entre les entités de groupe), le contenu de ces informations a été précisé par le décret n° 2013-1305 du 27 décembre 2013.
    • Elle est accessible aux membres du CE, du CCE et du CHSCT et aux Organisations syndicales.
    • Les informations qu’elle contient portent sur les deux années précédentes, l’année en cours et intègrent les perspectives sur les trois années suivantes.
    • Le contenu de la BDU peut être enrichi par accord de branche, d’entreprise ou de groupe.

Elle est conçue par les signataires et le législateur comme un élément devant favoriser une amélioration du dialogue sociale. « La qualité de l’information économique et sociale et partagée est l’une des conditions indispensables à l’effectivité d’un dialogue sociale de qualité notamment sur la répartition des richesses que produit l’entreprise ».

Elle a deux grandes fonctions :

  • Intégrer l’ensemble des informations communiquées de façon récurrente aux IRP. La base de données doit se substituer au plus tard au 31 décembre 2016 aux actuels rapports périodiques et informations récurrentes que l’employeur doit transmettre au comité d’entreprise (par exemple, les éléments relatifs au bilan social, à l’égalité professionnelle, les orientations de la formation professionnelle, les informations mensuelles et trimestrielles, …).
  • Contribuer à comprendre la stratégie de l’entreprise et être le support de la préparation de la consultation du comité sur les orientations stratégiques.

Ce nouvel outil, si une attention suffisante est mise à sa bonne conception, peut substituer une opportunité pour les entreprises et le représentants du personnel :

  • Il constituera une base d’informations cohérentes, et facilitera l’accès aux informations économiques et sociales pour les représentants du personnel. Cela sera en particulier le cas quelle elle sera fournie sur une base numérique.
  • La mise en place de la base de données économiques et sociales sera l’occasion de repenser l’information mise à disposition des représentants du personnel, de traiter certaines redondances, d’identifier certains indicateurs pertinents qui n’étaient pas suivis, …
  • La base données permettra de suivre les indicateurs sur plusieurs années, de prendre le recul nécessaire et mieux mettre en lumière les dynamiques structurelles d’évolution de l’entreprise, au delà des informations de court terme et suivi budgétaire.
  • Une de ses principales ambitions et d’être prospective et de contribuer à éclairer le futur, ou, au moins, les enjeux du futur pour l’entreprise. Le cadre légal prévoit que les informations qu’elle contient sont déclinées de façon prospective, quantitativement ou qualitativement, sur 3 ans (N+1 ; N+2 et N+3).

Une bonne prise de conscience des difficultés de mise en oeuvre et de quelques risques aidera à bien cadrer les projets et à réussir :

  • La capacité des entreprises à se projeter sur l’avenir et à formuler des prévisions est très variable, notamment en fonction des marchés sur lesquelles elles opèrent et de leur place dans la chaîne de valeur. La loi prévoit qu’à défaut de prévisions chiffrées, l’entreprise pourra indiquer en grandes tendances, en expliquant toutefois les raisons pour lesquelles elle n’est pas en mesure de communiquer de prévisions chiffrées. Ce nouveau cadre peut être un stimulant pour que, à intervalle régulier, là où cela n’est pas fait, les dirigeants et les organes dirigeants prennent le temps  pour réfléchir et formaliser la stratégie de l’entreprise, et la partagent avec les représentants du personnel, et, au delà, avec les équipes et les salariés. Cela peut ainsi contribuer à la bonne gouvernance des entreprises et au développement économique et social durable des entreprises.
  • Les dirigeants d’entreprises pourraient dans certains cas être réticents à la diffusion de données sensibles à un assez grand nombre de destinataires, à travers une mise en ligne sur la base de données. L’objectif est d’arriver à la meilleurs transparence, et de la faire dans un climat de confiance. De ce point de vue, un certain pragmatisme sera souvent nécessaire, et il est probable que, dans certaines entreprises pour des raisons de confidentialité, la base de données ne comportera pas l’intégralité des informations prospectives, et que d’autres modalités de communication et de travail seront à définir. Cela sera sans doute en particulier le cas pour les stratégies de nouveaux produits, les stratégies commerciales et de prix, et, éventuellement, pour certains éléments sensibles du document stratégiques issu du Conseil d’Administration ou d’autres instances d’administration.
  • La base de données unique est conçue d’abord comme un outil propre à l’entreprise, adapté aux caractéristiques de chaque entreprise. Les données et informations obligatoires déjà communiquées aux comité d’entreprises, qui y sont versées, sont normées par la réglementation (ex : bilan social) ou par leur origine (informations comptables). La majeure partie des informations nouvelles ne fait pas l’objet d’indicateurs normés, ce qui rendra difficile les analyses et comparaisons d’une entreprise à l’autre. Cela donne toute sa légitimité à la négociation d’accords de branche identifiant des indicateurs pertinents propres au secteur d’activité.

La permanence dans le temps de la définition des indicateurs au sein de l’entreprise sera un sujet important.

  • Il conviendra également d’être attentif à ce que la substitution de la base de données unique aux données récurrentes fournies actuellement aux comités d’entreprise ne s’accompagne pas d’une déperdition d’informations économiques et sociales. L’objectif est une meilleur accessibilité. C’est là une condition de la confiance entre les représentants du personnelle et l’entreprise.

2. Quelques conditions importante pour que la base de données économiques et sociales remplisse ses fonctions

2.1 Porter une attention particulière à la définition et à la construction de la base de données, à travers un échange et une négociation structurées entre l’entreprise et les représentants du personnel.

La mise en place d’une base de données économique et sociale dans les entreprises a des ambitions fortes, mais les textes de loi et décrets n’explicitent pas les modalités de sa mise en oeuvre. Nous apportons ici quelques éléments et recommandations ayant pour but d’éclairer les différentes parties prenantes, de donner des points de repère sans se substituer  au dialogue ou à la négociation à mener entre les directions d’entreprise et la représentants du personnel pour trouver les solutions adaptées.

  • La mise en place de la base de données est une occasion de dialogue entre les représentants du personnel et direction de l’entreprise sur les indicateurs économiques et sociaux utiles à partager en support au dialogue social. C’est un vrai projet à construire entre représentants du personnel et directions de l’entreprise, en associant les fonctions qui produisent l’information au sein de l’entreprise.

Selon les cultures d’entreprise, il nous semble utile de formaliser le résultat de cet échange dans un relevé de décision ou dans un accord collectif.

  • Nous recommandons que ces discussions ou négociations traitent de façon spécifique le sujet de l’information-consultation et du dialogue entre les CE et le Conseil d’Administration, et la question de confidentialité qui est liée (en particulier au sein de groupes et entreprises côtés).

Sur ce point, trois principes doivent guider les réflexions et les choix :

    • Privilégier les méthodes qui faciliteront une confiance réciproques, dans le respect du rôle de chacun.
    • Circonscrire précisément les sujets nécessitant un niveau de confidentialité accru.
    • Assurer aux représentants du personnel un niveau d’information pertinent, en amont, leur permettant d’anticiper les évolutions, d’apporter leur contribution et leurs propositions et qu’ils puissent contribuer à identifier et mettre en oeuvre les meilleures évolutions sur le économique et social.
  • Etre attentif aux aspects pratiques et à la facilité d’utilisation :
    • Pertinence des informations contenues dans la base de données, en fonction du contexte de l’entreprise.
    • Permanence des méthodes.
    • Pertinence de la périodicité.
    • Cohérence, continuité et lisibilité des informations contenues.
    • Facilité d’accès et de consultation quand la base sera sur un support numérique, ce qui sera la grande majorité de cas (point de vigilance tout particulier pour les représentants du personnel qui ne sont pas sédentaires, ou pour ceux n’utilisant pas un ordinateur personnel dans le cadre de leur travail).

2.2 Définir des périmètres pertinents

Le périmètre de la base de données est un gestions simple dans une PME mono-établissement. La question mérite par contre une attention particulière dans les entreprises multi-établissement et dans les groupes.

  • Au sein de l’entreprise : définir et bien articuler les différentes niveaux où la base se décline. Les négociateurs de l’accord et les législateurs ont choisi à juste titre que la base de données soit accessible aux représentants du personnel du CCE et des éventuels comités d’établissements (ainsi qu’au CHSCT) :
    • Le principe est que l’ensemble de l’informations soit accessible à tous.
    • Nous recommandons une attention particulière à l’organisation de l’information qui doit répondre à deux objectifs :
      • Permettre un accès facile à l’un ou l’autre des périmètres, et permettre une vision cohérentes de ces périmètres (par exemple un établissement) ;
      • Fournir une bonne articulation entre les différents périmètres, pour pouvoir donner une vision de synthèse au niveau de l’entreprise et faciliter une bonne articulation entre vision globale et vision locale.
  • Au niveau des groupes d’entreprise, lieur privilégié de construction de la stratégie, une base de données sera un outil très pertinent :

La cadre fixé par l’accord et la loi ne prévoit pas spécifiquement le cas des groupes d’entreprise. Il incite néanmoins à décliner l’approche à ce niveau : la justification d’une telle démarche est force, car la stratégie est définie de façon privilégiée au niveau du groupe est déterminante pour les entreprises et filiales qui le composent.

Un approche contractuelle, par accord collectif, au niveau d’un groupe devra en particulier s’approcher à :

      • Définir les informations disponible et pertinentes.
      • Identifier les informations issues des différents niveaux et, pour celle issues des filiales, définir précisément les indicateurs pour homogénéiser les données.

Il sera également pertinent que les parties prenantes se mettent d’accord sur un process permettant de gérer la consultation sur la stratégie au niveau du Groupe, ce qui n’est pour le moment pas prévu par le cadre légal.

  • Dans les branches :

Un travail sur un contenu de base de données au niveau de la branche pourrait suivre deux objectifs :

      • Donner des éléments de référence aux entreprises et aux représentants du personnel, adaptés au secteur, qui aide les démarches au sein des entreprises ;
      • Définir le cas échéant un certain nombre d’indicateurs homogènes, qui puissent permettre le suivi au niveau de la branche, nourrir le dialogue social à ce niveau, et donner des éléments de référence sectoriels aux entreprises.

2.3 Les informations contenues dans la base de données économiques et sociales unique

Le cadre fixé par l’accord du 11 janvier 2013 et la loi ne fournissent que le socle du contenu de la base et laissent une marge de manœuvre importante aux parties prenantes dans l’entreprise :

  • La base reprend, a minima, les informations récurrentes contenues dans les rapporte obligatoires remis au CE (voir annexe 1), auxquels elle se substitue, au plus tard fin décembre 2016 ;
  • Elle organise et complète ces informations sur les 8 thèmes définis par la loi (voir annexe 2) auxquelles s’ajoutent le chiffre d’affaire, la valeur ajoutée, le résultat d’exploitation et la résultat net.
  • Elle doit permettre une vision cohérente, lisible et préciser de l’entreprise en retenant des indicateurs de base synthétique et clairs, et favoriser une bonne compréhension des enjeux économiques et sociaux de l’entreprise.
  • Il sera également utile de mettre à disposition dans la base d’éventuels rapports existants donnant une vision d’ensemble de l’entreprise et/ou permettant aux élus d’apprécier la gouvernance de l’entreprise. Par exemple : les rapports d’expertises demandés par le CE : le rapport de gestions ; des documents de référence produits par la branche, …

Annexe 1 : Les informations régulières communiquées au comité d’entreprise

Documents Articles du Code du travail
1 Informations économique et financière présentée après chaque élection du CE : forme juridique et organisation de l’entreprise, perspectives économiques, position au sein du groupe, répartition du capital, position dans la branche, convention collective. Art L 2323-7-7
2 Rapport annuel d’ensemble (ent de 300 salariés et plus) Art L 2323-55
3 Bilan social (ent. de 300 salariés et plus) Art L 2323-68
4 Information sur l’évolution de l’emploi et de la qualification du personnelle (ent de 300 salariés et plus) Art L 2323-56
5 Conditions comparés des hommes et des femmes (ent de 300 salariés et plus) Art L 2323-57
6 Bilan du travail à temps partiel (ent de 300 salariés et plus) Art L 3123-3
7 Information sur l’exécution du plan de formation et le projet de plan de formation pour l’année à venir (ent de 300 salariés et plus) Art L 2323-54
8 Rapport sur l’exécution des conventions sur l’emploi des jeunes à des travaux d’utilité sociale (ent de 300 salariés et plus) Art L 5134-8
9 Texte de la convention collective ou de l’accord collectif applicable Art R 2262-2
10 Rapport sur la réserve de participation Art D 3323-13
11 Déclaration annuelle fournie à l’administration sur l’emploi des travailleurs handicapés Art R 5212-4 et L 5212-5
12 Rapport annuel sur l’hygiène, la sécurité et les conditions de travail Art L 4612-17
13 Rapport annuel de médecin du travail Art D 4624-42
14 Rapport de l’organisme assureur sur les comptes de la prévoyance collectif Art L 2323-49
15 Informations trimestrielles obligatoires Art L 2323-50 à L 2323-54
16 Information trimestrielle sur les demandes de cessation d’activité, des cessations effectives et des embauches réalisées Art 2-III de la loi n°96-126 du 21 février 1996, non codifié
17 Information semestrielle sur les demandes de congé ou de période de travail à temps partiel par création d’entreprise Art L 3142-106
18 Rapport annuel (dans les entreprises de moins de 300) Art R 2323-9
19 Pour les sociétés commerciales, les documents transmis par l’employeur à l’assemblée générale des actionnaires et les rapports du commissaire aux comptes Art L 2323-8
20 Pour les sociétés non commerciales, les documents comptables établis par l’entreprise Art L 2323-9
21 Documents prévus à l’article L 232-2 du Code du commerce Art L 2323-10 du Code du travail et L 232-3 et 232-4 du Code du commerce
22 Documents prévus aux articles L 225-231 et L 223-37 du Code du commerce Art L 2323-11

Annexe 2 : les 8 thèmes de la base de données, prévus par le cadre légal

  • Investissements
    • Investissement social
    • Investissement matériel et immatériel
  • Fonds propres, endettement et impôts
  • Rémunération des salariés et dirigeants, dans l’ensemble de leurs éléments
  • Activités sociale et culturelles
  • Rémunération de financeurs
  • Flux financier à destinations de l’entreprise : aides publiques, réductions d’impôts, exonération et réductions de cotisations sociales, crédit d’impôts, mécénat
  • Sous-traitance
  • Pour les entreprise appartenant à un groupe, transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe.